Участие в выставке для компании в России — это всегда серьёзный проект: аренда площади, застройка стенда, логистика, проживание команды, сувениры и полиграфия. При этом нередко подготовка ограничивается арендой стенда, заказом мебели и «чем-нибудь раздать», а после выставки в отчёте фигурирует только общее впечатление: «людей было много» или «в этом году слабее».

Правильно организованное участие в выставке — это совсем другой сценарий. У вас есть цели и KPI, понятный план подготовки, обученная команда на стенде и жёсткий порядок работы с лидами после мероприятия. Разберём, как выстроить организацию участия так, чтобы выставка приносила живые контакты и сделки, а не только фотоотчёт.

Зачем вообще участвовать в выставках в 2025–2026 годах

На фоне роста онлайн-рекламы многие задумываются, не пора ли отказаться от офлайн-мероприятий. Но отраслевые выставки в России остаются одним из самых эффективных инструментов B2B-маркетинга, если подойти к участию системно.

• Собрать за несколько дней десятки встреч с целевой аудиторией
• Показать продукт и решения вживую, а не только в презентации
• Укрепить бренд в отрасли, увидеть конкурентов и тренды
• Найти партнёров, дистрибьюторов и поставщиков
• Собрать контент для PR, сайта и социальных сетей

Вопрос не в том, «нужна ли выставка», а в том, как именно организовано участие: есть ли цели, сценарий работы стенда и план обработки лидов. Этим и отличается «присутствие на выставке» от полноценного выставочного проекта.

Пошаговый план подготовки к участию в выставке

Организация участия в выставке обычно занимает от трёх до девяти месяцев в зависимости от масштаба. Удобно разбить подготовку на несколько этапов.

1. За 6–9 месяцев: выбор выставки и формата

• Сравните несколько выставок по тематике, составу участников и посетителей
• Проверьте статистику прошлых лет и активность целевой аудитории
• Определите формат участия: собственный стенд, коллективная экспозиция, деловая программа
• Забронируйте площадь и зафиксируйте условия с организаторами

2. За 3–4 месяца: концепция стенда и сценарий участия

• Сформулируйте главную идею стенда и ключевые сообщения
• Подготовьте техническое задание для проекта стенда и застройщика
• Продумайте сценарии: демонстрации, презентации, розыгрыши, дегустации
• Запланируйте участие в деловой программе и выступления спикеров

3. За 1–2 месяца: команда, коммуникации и предвыставочная работа

• Назначьте руководителя проекта и распределите роли на стенде
• Проведите обучающие встречи и репетиции для команды стенда
• Запустите приглашения клиентам и партнёрам по базе и в соцсетях
• Согласуйте скрипты, чек-лист вопросов и форму фиксации контактов

4. Во время выставки: работа стенда и сбор лидов

• Следите за тем, чтобы каждый контакт попадал в таблицу или CRM
• Фиксируйте интерес клиента, бюджет, сроки и «следующий шаг»
• Регулярно проводите короткие разборы с командой в конце дня

5. После выставки: обработка лидов и отчёт

• Зафиксируйте все контакты в CRM и распределите по ответственным
• Запустите серию касаний: звонки, письма, встречи, демонстрации
• Соберите отчёт: количество лидов, встречи, сделки, выручка, выводы

Ключевой момент: подготовка к участию в выставке заканчивается не днём демонтажа стенда, а тогда, когда вы обработали лиды и сделали понятный отчёт по результатам.

Как связать участие в выставке с CRM и продажами

Чтобы участие в выставке не превратилось в отдельное «геройское мероприятие», важно заранее продумать связку с CRM и отделом продаж. Тогда вы сможете честно ответить, сколько сделок принесла конкретная площадка.

• Используйте единую форму для фиксации контактов и интересов клиентов
• Пропишите теги и статусы в CRM для выставочных лидов
• Договоритесь о сроках первого контакта с каждым лидом после выставки
• Настройте короткий отчёт по лидам, встречам и сделкам с выставки

Так вы сможете сравнивать разные выставки и форматы участия между собой и принимать решения на основе данных, а не только ощущений команды.

Когда стоит привлечь партнёров для организации участия

Если каждое участие в выставке превращается в аврал, нет человека, который отвечает за весь проект, или вы выходите на новые отраслевые площадки, имеет смысл привлечь внешнюю команду.

• Нужно выстроить календарь выставок и стратегию участия на год
• Нет внутренних ресурсов на проектирование и застройку стенда
• Важна связка выставки с CRM, маркетингом и продажами
• Требуется контролировать подрядчиков и сроки «под ключ»

Команда Феерично Events и проект EnchantingExpo помогают компаниям пройти весь путь: от выбора выставки и разработки стенда до организации участия и отчёта по результатам. Формат может быть разным — от консультаций и чек-листов до полного сопровождения под ключ.