Фраза «мы всё расскажем на встрече» звучит в адрес агентств очень часто. На практике это приводит к тому, что половина важных деталей всплывает уже в процессе работы: появляются дополнительные товары, уточняются регионы, вспоминаются ограничения по производству и логистике. Смета растёт, сроки двигаются, а обе стороны чувствуют, что старт был «смазан».

Гораздо спокойнее и выгоднее подходить к работе с агентством как к совместному проекту. Для этого полезно заранее подготовить базовый набор данных и ответов на типовые вопросы. Ниже — чек-лист от Феерично, который помогает запускать проекты быстрее и без лишних переделок, будь то выставки, цифровые кампании или сувенирная продукция.

Блок 1. Цели и задачи проекта

Любой бриф начинается не с «хочу сайт/стенд/мерч», а с бизнес-цели. Чем точнее вы её сформулируете, тем проще будет агентству предложить работающие решения, а не просто набор услуг.

• Понимаем, какую бизнес-задачу решает проект
• Фиксируем основные KPI и критерии успеха
• Определяем, какие решения неприемлемы заранее

Цель может звучать по-разному: увеличить количество заявок, вывести новый продукт, укрепить бренд в конкретной аудитории, собрать лиды на выставке. Главное — чтобы она была связана с реальными показателями, а не ограничивалась формулировкой «сделать красивый стенд».

Блок 3. Ограничения по срокам, бюджету и ресурсам

Иногда заказчик боится озвучить бюджет и говорит «предложите варианты, а там посмотрим». В результате агентство рисует решения в разном диапазоне, а половина из них оказывается недостижимой. Честный разговор об ограничениях на старте экономит недели.

• Фиксируем жёсткие сроки и ключевые даты проекта
• Определяем диапазон бюджета и приоритеты внутри него
• Оцениваем, сколько времени команда может уделить проекту
• Учитываем производственные лимиты, логистику и внутренние регламенты

Например, если участие в выставке уже через два месяца, а стенд сложный и с нестандартными материалами, лучше сразу сказать об этом подрядчику. То же касается digital-проектов: если в компании нет разработчиков или IT-поддержки, агентству стоит закладывать больше автономности.

Блок 5. Ответственные и процесс согласования

Даже самая сильная идея может застрять, если непонятно, кто принимает решения и как проходят согласования. Поэтому важно заранее договориться о ролях и правилах.

• Назначаем одного ответственного за проект со стороны клиента
• Определяем, кто даёт финальное «да» по важным решениям
• Согласуем удобные каналы коммуникации и регулярность созвонов
• Договариваемся о сроках ответа на макеты и предложения

Когда у агентства есть один контакт, который собирает комментарии и даёт обратную связь, проект движется гораздо быстрее. Это особенно заметно в комплексных задачах Феерично, где приходится стыковать выставки, цифровые инструменты и печатную продукцию.

Короткий чек-лист перед отправкой брифа

Перед тем как отправить запрос в агентство, можно пробежаться по финальному чек-листу и понять, насколько вы готовы к старту.

• Цели и KPI проекта описаны понятным языком
• Продукты, аудитория и текущие каналы продаж сформулированы
• Ограничения по срокам и бюджету зафиксированы честно
• Файлы с логотипами, материалами и примерами собраны в одном месте
• Назначен ответственный и понятен процесс согласования

Такой подход экономит время и вам, и подрядчику. Вместо долгих уточняющих переписок агентство может сразу перейти к концепциям, смете и плану работ. А вы получаете реалистичное предложение уже на первом этапе, без сюрпризов в виде внезапных доплат и сдвигов по срокам.

Если вам нужен партнёр, который поможет пройти этот путь вместе — от формулировки задач до реализации и измеримых результатов, вы всегда можете обсудить проект с командой Феерично. Мы работаем на стыке выставок, цифровых инструментов и печатной продукции, помогая собирать понятный и управляемый контур коммуникаций с клиентами.