Блог Феерично
03Фев 2026
Чек-лист за 14 дней до выставки: как ничего не забыть и не сжечь бюджет
За две недели до выставки уже поздно радикально менять концепцию стенда, но ещё можно многое успеть — или многое упустить. В эти дни всплывают забытые согласования, подрядчики просят «срочно подтвердить макеты», а команда не до конца понимает, что делать на стенде и как фиксировать лиды.
Чек-лист подготовки к выставке за 14 дней помогает перевести хаос в управляемый процесс. Ниже — структура, которой пользуются профессиональные участники и подрядчики: от стенда и команды до цифрового контура и мерча. Вы можете адаптировать её под свой бизнес или поручить сборку участия команде Феерично.
Как пользоваться чек-листом за 14 дней до выставки
Идея простая: за две недели вы не перепишете участие с нуля, но можете закрыть ключевые риски. Поэтому чек-лист фокусируется на четырёх блоках.
- Стенд и подрядчики готовы к монтажу и не требуют доработок в последний момент
- Команда понимает сценарии работы на стенде и расписание смен
- Сбор лидов настроен через CRM, формы и, при необходимости, чат-бот
- Мерч, печатные материалы и демонстрация продукта подготовлены и упакованы
Проверьте каждый блок по пунктам. Если что-то «проседает», лучше признать это сейчас и быстро доработать, чем закрывать вопросы уже в павильоне.
Стенд и подрядчики: всё ли готово к монтажу
Стенд — самое заметное и одновременно самое дорогое, что связано с участием. К 14 дню до выставки важно, чтобы по конструкциям не оставалось «плавающих» решений.
- Утверждены макеты стенда, стеновых панелей и ключевых носителей
- Есть финальные чертежи с согласованной площадкой схемой подключения
- Подрядчик подтвердил даты и время заезда, монтажной смены и сдачи стенда
- Зафиксированы все доплаты: ночной монтаж, допуск техники, подъемники
- Назначен ответственный от вашей компании, который присутствует на монтаже
Если вы работаете через агентство, вроде Феерично, большинство этих пунктов закрывает подрядчик. Но даже в этом случае полезно однажды пройтись по списку и убедиться, что у вас есть все финальные версии файлов и контакты монтажной бригады.
Команда на стенде: роли, смены и сценарии
Даже идеально построенный стенд не приносит результата, если команда работает «как получится». За две недели до выставки нужно не просто утвердить состав, но и проговорить сценарии.
- Сформирован список всех участников стенда по дням и сменам
- Назначен старший на стенде и понятна зона ответственности каждого
- Проведён краткий бриф: цели участия, целевая аудитория и ключевые сообщения
- Есть базовые скрипты общения с разными типами посетителей
- Определён порядок фиксации контактов и передачи лидов в офис
Полезно заранее провести короткую онлайн-встречу или мини-тренинг: разобрать типичные ситуации, отработать пару диалогов, показать, как выглядит анкета или форма для лидов. Это сильно снижает количество «мы не успели записать контакты» уже на площадке.
Лиды и цифры: CRM, чат-бот и формы
Главная боль многих компаний — лиды с выставки «рассыпаются» по блокнотам, визитницам и личным мессенджерам. За две недели до старта нужно договориться, как именно вы будете собирать и обрабатывать контакты.
- Выбрана и настроена CRM, куда попадут лиды с выставки
- Создан отдельный этап или воронка «Выставка» с понятными статусами
- Есть единый способ фиксации контактов на стенде (форма, таблица, приложение)
- При необходимости настроен чат-бот или QR-код, ведущий в простую анкету
- Назначен ответственный, который проверяет загрузку лидов в CRM каждый день
Даже простая связка «форма → CRM → задачи менеджерам» даёт больше эффекта, чем сложные, но неиспользуемые решения. Если у вас уже есть чат-бот и цифровые сервисы, включите выставку в общий контур продаж, а не создавайте ещё один «отдельный эксперимент».
Мерч, печатные материалы и демонстрация продукта
Подарки и полиграфия редко решают всё, но могут заметно усилить впечатление от стенда. За две недели до выставки важно убедиться, что всё заказано, доехало и понятно, как это выдаётся.
- Готовы и доставлены основные виды мерча и подарков для целевой аудитории
- Есть отдельный, более «тумбовый» набор для ключевых клиентов и партнёров
- Напечатаны буклеты, листовки, визитки и есть запас по каждому виду
- Отдельно упакованы образцы продукта и подготовлены короткие демонстрационные сценарии
- Назначен сотрудник, который следит за остатками и выдачей мерча по дням
Когда мерч и печатные материалы спланированы заранее, на стенде легче избегать типичной ситуации «в первый день раздали всё, а дальше нечего показывать и дарить». Команда Феерично помогает сочетать участие в выставке с продуманной сувенирной поддержкой и логистикой подарков.
Мини чек-лист за 14 дней до старта
Чтобы не утонуть в деталях, оставьте себе короткий контрольный список и вернитесь к нему за пару дней до выезда.
- Финальные макеты и чертежи стенда утверждены и лежат в одном месте
- Подрядчики по застройке и логистике подтвердили график и контакты на площадке
- Команда знает цели участия, график смен и порядок фиксации лидов
- CRM и инструменты сбора контактов настроены и проверены на тестовых лидах
- Мерч, печатные материалы и образцы продукта готовы и распределены по дням
Если большинство пунктов уже закрыто, вы входите в последние 14 дней до выставки гораздо спокойнее. Если нет — это хороший момент, чтобы привлечь опытного партнёра и закрыть проблемные зоны до того, как откроются двери павильона.
Феерично помогает компаниям проходить полный цикл участия в выставках — от выбора площадки и разработки стенда до настройки цифрового контура, чек-листов и отчётов по лидам. Чем раньше вы начнёте готовиться, тем меньше решений придётся принимать «на бегу» на самой выставке.
