Первый стенд на отраслевой выставке — серьёзный шаг для компании. От того, как пройдёт дебют, зависит и отношение к каналу выставок в целом: станут ли они частью стабильного маркетинга или останутся в списке «слишком сложно, больше не повторяем».

Ключ к спокойствию — реалистичный план запуска. В этой статье разбираем, как за 90 дней подготовить первый стенд так, чтобы к дню монтажа вы думали не о том, где взять розетки и стулья, а о встречах с клиентами.

90 дней до выставки: решение об участии и формат

Примерно за три месяца до даты мероприятия важно определиться с базовыми вещами:

• Выбрать выставку и конкретные даты участия
• Понять цели: продажи, партнёрства, запуск нового продукта, узнаваемость
• Определить формат: площадь стенда, тип застройки, наличие демо-зоны и переговорной

На этом этапе уже стоит подключать подрядчика по застройке и организации участия, чтобы не упустить дедлайны выставочной площадки и не остаться с «типовой коробкой» вместо работающего стенда.

60 дней: концепция стенда и застройщик

Примерно за два месяца до выставки нужно зафиксировать ключевые решения по стенду:

• Утвердить концепцию: главный посыл, ключевые продукты, сценарий передвижения посетителей
• Выбрать тип застройки: стандартная, улучшенная или эксклюзивная
• Согласовать предварительный дизайн и смету с подрядчиком

В этот момент важно не закапываться в деталях и помнить, что стенд — это прежде всего инструмент для общения, а не просто «красивая картинка». В проектах Феерично Events мы всегда начинаем с целей и сценариев, а уже потом переходим к цветам и формам.

45–30 дней: мерч, полиграфия и программа

Примерно за полтора месяца до выставки нужно запустить в работу все «материальные» элементы и программу стенда:

• Подобрать и заказать мерч и подарочные наборы с запасом по срокам
• Подготовить каталоги, листовки, визитки и POS-материалы
• Продумать программу на стенде: демо, мини-презентации, розыгрыши по делу
• Определить состав команды и ответственных за каждый блок

Здесь удобно работать в связке с подрядчиком по мерчу и полиграфии, чтобы не разрывать процессы. Например, Феерично Print помогает подобрать сувениры и POS-материалы под общий дизайн стенда.

Чем раньше вы согласуете макеты и запустите производство, тем спокойнее пройдёт последняя неделя перед выставкой.

30–14 дней: логистика и обучение команды

Когда дизайн утверждён, застройщик в работе, а мерч и полиграфия в производстве, самое время заняться логистикой и командой:

• Забронировать перелёты и гостиницы для команды стенда
• Согласовать с площадкой технические моменты: электричество, интернет, пропуска
• Провести короткое обучение команды: цели участия, сценарии общения, базовые скрипты
• Подготовить чек-лист «что должно быть на стенде» — от переходников до аптечки

На этом этапе хорошо работают короткие онлайн-сессии с командой: пройтись по стенду по плану, разобрать типовые вопросы, проговорить, кто за что отвечает во время выставки.

7–1 день до выставки: финальные проверки

Последняя неделя — время для проверки всего, что уже запущено:

• Убедиться, что застройщик успевает в сроки и есть утверждённый график монтажа
• Проверить готовность мерча и полиграфии, согласовать доставку на площадку
• Ещё раз пройтись по списку команды, контактов и ответственных
• Подготовить сценарий сбора лидов: формы, CRM, чат-боты, QR-коды

Чем меньше вопросов останется накануне, тем спокойнее пройдёт монтаж. Нормальная ситуация, когда в день заезда команда уже знает, кто куда идёт и что делает, а не решает всё по ходу.

Что в итоге

Подготовка первого стенда на выставке за 90 дней — реальная задача, если разложить её на понятные этапы и не пытаться сделать всё в последний момент. Важно:

• Вовремя принять решение об участии и выбрать формат стенда
• Работать с подрядчиком, который понимает специфику площадки и дедлайны
• Заранее запустить мерч, полиграфию и программу стенда
• Уделить внимание логистике и подготовке команды

Если вы не хотите погружаться во все детали самостоятельно, можно передать участие в формате «под ключ» команде Феерично Events. Мы берём на себя застройку, мерч, полиграфию, логистику и помогаем вашей команде сосредоточиться на главном — диалоге с клиентами и партнёрами.